Workflow Otomasyon - İş Akışı Otomasyonu

Manuel Süreçlerden Akıllı Otomasyona

Her gün kaç tane onay maili gönderiyorsunuz? Kaç form dolduruluyor? Kaç kişi “bu evrak nerede?” diye soruyor? Workflow otomasyonu ile tüm bu manuel, tekrarlayan iş süreçlerinizi dijitalleştirip otomatikleştiriyoruz. Zaman kazandırıyor, hataları azaltıyor, şeffaflık sağlıyoruz.

Neden Workflow Otomasyonu?

Manuel Süreçlerin Maliyeti:

• Bir onay süreci ortalama 3-5 gün sürüyor (manuel takip ile)
• Çalışanlar günlük 1-2 saat sadece onay bekliyor veya takip ediyor
• Hataların %40’ı manuel veri girişinden kaynaklanıyor
• Evrak kaybolma riski, versiyon karmaşası

Otomasyon ile Kazanç:

• ✓ Onay süresi %70-80 azalma (3 gün → yarım gün)
• ✓ İşlem maliyeti %50-60 düşüş
• ✓ Hata oranı %75 azalma
• ✓ Çalışan memnuniyeti %35 artış (frustrasyondan kurtulma)
• ✓ Tam şeffaflık: “Evrak nerede?” sorusuna anında cevap

---

Workflow Otomasyon Nedir?

Temel Kavramlar

Workflow (İş Akışı): Bir işin başlangıcından bitişine kadar geçtiği adımlar, onaylar, koşullar ve kuralların dizisidir.

Örnek: İzin Talebi Workflow'u

[Çalışan İzin Talebi Girer]
          ↓
[Sistem Yöneticiye Bildirim Gönderir]
          ↓
    ┌─────┴─────┐
    ↓           ↓
[Onaylandı]  [Reddedildi]
    ↓           ↓
[İK'ya        [Çalışana
 Bilgi]        Red Bildirimi]
    ↓
[Takvime Ekleme]
    ↓
[Çalışana Onay Bildirimi]

Workflow Otomasyonu: Bu iş akışlarını manuel müdahale olmadan, kurallara göre otomatik yürüten sistemlerdir.

Manuel vs Otomasyon

Manuel Süreç:

1. Çalışan Word'de form doldurur
2. Email'le yöneticiye gönderir
3. Yönetici okuyor, unutuyor, 2 gün sonra hatırlıyor
4. Onaylıyorum diye mail atıyor
5. Çalışan İK'ya forward ediyor
6. İK Excel'de kaydediyor
7. Takvime elle giriyor

Süre: 3-5 gün
Hata riski: Yüksek
Takip: Zor

Otomatik Süreç:

1. Çalışan web formdan izin talebi oluşturur
2. Sistem otomatik yöneticiye bildirim gönderir (mail + app notification)
3. Yönetici 1 tık onaylıyor
4. Sistem otomatik İK'yı bilgilendiriyor
5. Otomatik takvime ekliyor
6. Çalışana onay bildirimi gidiyor

Süre: 2-4 saat
Hata riski: Minimal
Takip: Tam görünürlük ("Adım 3'te, yönetici onayında" gibi)

---

Workflow Otomasyon Türleri

1. Onay Süreçleri (Approval Workflows)

Yaygın Kullanım Alanları:

İnsan Kaynakları:

• İzin talepleri (yıllık, mazeret, hastalık)
• İşe alım onayları (pozisyon açma, teklif onayı)
• Maaş artışı talepleri
• Eğitim talepleri
• Uzaktan çalışma talepleri

Satın Alma:

• Satın alma talepleri (harcama onayı)
• Teklif onayları
• Sözleşme onayları
• Tedarikçi onayları
• Bütçe onayları

Finans:

• Harcama raporu onayları
• Fatura onayları
• Ödeme onayları
• Bütçe transferi onayları

Teknik/IT:

• Sistem erişim talepleri
• Yazılım lisans talepleri
• Değişiklik talepleri (change request)

Örnek Onay Akışı (Satın Alma):

[Talep Oluştur]
      ↓
   ┌──┴──────────────────┐
   ↓                     ↓
Tutar < $500         Tutar >= $500
   ↓                     ↓
[Yönetici Onayı]    [Yönetici Onayı]
   ↓                     ↓
[Otomatik Onay]      Tutar >= $5000?
                         ↓
                  ┌──────┴──────┐
                  ↓             ↓
               [Evet]        [Hayır]
                  ↓             ↓
          [CFO Onayı]    [Satın Alma Müdürü]
                  ↓             ↓
                  └──────┬──────┘
                         ↓
                  [Satın Alma Ekibi]
                         ↓
                  [Sipariş Ver]

Koşullu Dallanma:

• Tutara göre farklı onay zincirleri
• Departmana göre farklı yöneticiler
• Aciliyet durumuna göre SLA (Service Level Agreement)
• Tatil/devamsızlıkta yedek onaylayıcı

---

2. Form Otomasyonu

Dinamik Formlar:

• Kullanıcı seçimine göre değişen alanlar
• Otomatik hesaplamalar
• Validasyon kuralları
• Dosya yükleme
• Dijital imza entegrasyonu

Örnek: Dinamik Harcama Formu

// Pseudocode
if (harcamaTipi === "Seyahat") {
  göster([
    "Gidiş Tarihi",
    "Dönüş Tarihi",
    "Gidilen Şehir",
    "Konaklama Bilgisi",
    "Ulaşım Tipi"
  ]);

  if (ulaşımTipi === "Uçak") {
    göster(["Bilet Numarası", "Havayolu"]);
    otomatikHesapla(kilometreBaşıMaliyet = 0); // Uçakta km hesabı yok
  } else if (ulaşımTipi === "Özel Araç") {
    göster(["Km", "Plaka"]);
    otomatikHesapla(toplam = km * 2.5); // Km başı 2.5 TL
  }
} else if (harcamaTipi === "Eğitim") {
  göster([
    "Eğitim Adı",
    "Eğitim Kurumu",
    "Tarih",
    "Eğitim Ücreti"
  ]);
}

Form Validasyon:

• Email format kontrolü
• TC kimlik no doğrulama
• Tarih kontrolü (örn: bitiş > başlangıç)
• Zorunlu alan kontrolü
• Bütçe limiti kontrolü

---

3. Bildirim ve İletişim Otomasyonu

Otomatik Bildirimler:

Hatırlatıcılar:

• Onay bekleyen görevler (günlük özet mail)
• SLA yaklaşıyor uyarısı (2 gün bekleyen onay)
• Deadline hatırlatıcıları
• Periyodik görevler (aylık rapor zamanı)

Durum Değişiklikleri:

• Talep onaylandı/reddedildi
• Görev atandı
• Süreç tamamlandı
• Hata/Exception oluştu

Bildirim Kanalları:

• Email
• SMS
• Push notification (mobil app)
• Slack/Teams mesajı
• Dashboard uyarısı

Örnek Bildirim Senaryosu:

Talep Oluşturuldu:
  → Email gönder (onaylayıcıya)
  → Slack mesajı (#approvals kanalına)

24 saat geçti, onay gelmedi:
  → Hatırlatma email'i
  → Push notification

48 saat geçti, hala onay yok:
  → Email (onaylayıcıya + yöneticisine)
  → Otomatik escalation (bir üst makama)

Onaylandı:
  → Email (talep sahibine)
  → Sonraki adım otomatik başlat

---

4. Döküman Yönetimi ve Onay Akışları

Döküman Lifecycle:

[Döküman Oluşturuldu (Draft)]
          ↓
[İçerik Yazılıyor - Versiyonlama]
          ↓
[Review'a Gönderildi]
          ↓
    ┌─────┴──────┐
    ↓            ↓
[Onay]      [Revizyon İstendi]
    ↓            ↓
[Yayınlandı]  [Draft'a Dön]
    ↓
[Arşivlendi/Güncellemesi Gerekiyor]

Özellikler:

• Versiyonlama: Her değişiklik kaydediliyor, eski versiyonlara dönülebilir
• Check-in/Check-out: Aynı anda sadece 1 kişi edit ediyor, çakışma yok
• Metadata: Etiketler, kategoriler, owner, tarih
• Search: Full-text search, filter
• Access control: Kimin görebileceği, düzenleyebileceği
• Elektronik imza: Yasal geçerliliği olan dijital imza

Kullanım Örnekleri:

• Sözleşme yönetimi
• Politika ve prosedür dökümanları
• İş teklifleri
• Kalite dökümanları (ISO)
• Teknik spesifikasyonlar

---

BPM (Business Process Management)

BPM Nedir?

BPM, organizasyonun iş süreçlerini modelleme, otomatikleştirme, yürütme, izleme ve optimize etme disiplinidir.

Workflow Otomasyon vs BPM:

• Workflow: Tek, spesifik bir akış (örn: izin talebi)
• BPM: Tüm süreçlerin yönetimi, analizi, sürekli iyileştirme

BPMN (Business Process Model and Notation)

Standart Modelleme Dili:

[Başla] → [Görev 1] → <Karar?> → [Görev 2A]
                          ↓
                      [Görev 2B] → [Bitir]

Semboller:
○ : Başlangıç/Bitiş eventi
□ : Task/Görev
◇ : Gateway (Karar noktası)
→ : Sequence Flow (Akış yönü)
⚡ : Intermediate Event (Örn: Timer)

Örnek: Fatura Onay Süreci (BPMN)

[Fatura Geldi]
    → [Faturayı Kaydet]
    → <Tutar > $1000?>
         ├─[Evet]→ [Müdür Onayı] → <Onaylandı?> ─┐
         │                              ↓[Ret]   │
         └─[Hayır]→ [Otomatik Onay] ────────────┬┘
                                                 ↓
                                          [Ödeme Emri]
                                                 ↓
                                          [Muhasebe Kayıt]
                                                 ↓
                                             [Bitir]

BPM Lifecycle

1. Design (Tasarım):

• Mevcut süreçleri (as-is) modelleme
• İyileştirme fırsatları bulma
• Hedef süreç (to-be) tasarlama

2. Model (Modelleme):

• BPMN ile süreç modelleme
• Kurallar, SLA, roller tanımlama

3. Execute (Yürütme):

• Süreçleri canlıya alma
• Kullanıcı eğitimi

4. Monitor (İzleme):

• KPI’lar takip
• Darboğazları tespit

5. Optimize (İyileştirme):

• Data bazlı iyileştirmeler
• Sürekli döngü

---

Teknoloji ve Platform Seçenekleri

Low-Code/No-Code Platformlar

Avantajları:

• Hızlı geliştirme (günler/haftalar)
• IT bağımlılığı az
• Görsel tasarım (drag-and-drop)
• Değişiklik kolay

Popüler Platformlar:

1. Microsoft Power Automate (eski adı Flow)

Avantajlar:
✓ Office 365 entegrasyonu mükemmel
✓ 300+ connector (SharePoint, Teams, Outlook, etc.)
✓ AI Builder ile akıllı özellikler
✓ Fiyat: Kullanıcı başı $15-40/ay

İdeal: Microsoft ekosisteminde olan şirketler

2. Zapier

Avantajlar:
✓ 5000+ app entegrasyonu (en geniş)
✓ Kullanımı çok kolay
✓ SaaS odaklı (Gmail, Slack, Trello, etc.)
✓ Fiyat: $20-50/ay (task sayısına göre)

İdeal: Küçük ekipler, SaaS araçları kullanan

3. Make (eski Integromat)

Avantajlar:
✓ Görsel flow tasarım (en iyi UI)
✓ Karmaşık logic'ler kurulabilir
✓ Data transformation güçlü
✓ Fiyat: $9-29/ay

İdeal: Kompleks workflow'lar, developer-friendly

4. n8n (Open Source)

Avantajlar:
✓ Self-hosted, data privacy
✓ Ücretsiz (self-host ise)
✓ Özelleştirme sınırsız
✓ 300+ integration

İdeal: Güvenlik odaklı, technical ekipler

---

Enterprise BPM Platformları

Daha Büyük, Kompleks İhtiyaçlar İçin:

1. Camunda

Özellikler:
- Open source BPMN engine
- Process orchestration
- Decision automation (DMN)
- Microservices uyumlu

Kullanım: Finans, telekom gibi büyük kurumlar

2. Appian

Özellikler:
- Low-code platform
- RPA entegrasyonu
- AI/ML integration
- Enterprise-grade

Kullanım: Kamu, büyük şirketler

3. Pega

Özellikler:
- AI-powered decision making
- Case management
- Customer service odaklı

Kullanım: Bankalar, sigorta şirketleri

---

Custom Development

Ne Zaman Özel Geliştirme?

• ✓ Çok spesifik business logic
• ✓ Mevcut sistemlerle derin entegrasyon
• ✓ Güvenlik/compliance katı gereksinimler
• ✓ Maliyet (100+ kullanıcıda custom daha ekonomik olabilir)

Teknoloji Stack Önerisi:

Backend:

// Node.js + BPM Engine
const { Engine } = require('bpmn-engine');

const processDefinition = `
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<definitions xmlns="http://www.omg.org/spec/BPMN/20100524/MODEL">
  <process id="izinTalebi">
    <startEvent id="start" />
    <userTask id="yoneticiOnayi" name="Yönetici Onayı" />
    <serviceTask id="ikBilgilendir" name="İK'ya Bildir" />
    <endEvent id="end" />
    <sequenceFlow sourceRef="start" targetRef="yoneticiOnayi" />
    <sequenceFlow sourceRef="yoneticiOnayi" targetRef="ikBilgilendir" />
    <sequenceFlow sourceRef="ikBilgilendir" targetRef="end" />
  </process>
</definitions>
`;

const engine = Engine({
  source: processDefinition
});

engine.execute((err, instance) => {
  instance.on('wait', (activity) => {
    console.log(`Bekleniyor: ${activity.name}`);
    // Kullanıcıya bildirim gönder
  });

  instance.on('end', () => {
    console.log('Süreç tamamlandı');
  });
});

Frontend:

// React + Form Builder
import { FormBuilder } from 'react-form-builder';

const workflowForm = {
  fields: [
    { type: 'text', label: 'İzin Tipi', required: true },
    { type: 'date', label: 'Başlangıç', required: true },
    { type: 'date', label: 'Bitiş', required: true },
    { type: 'textarea', label: 'Açıklama' }
  ],
  rules: [
    {
      if: 'bitisTarihi < baslangiçTarihi',
      then: 'error: Bitiş tarihi başlangıçtan önce olamaz'
    }
  ]
};

Veritabanı Şema:

-- Workflow tanımları
CREATE TABLE workflows (
  id UUID PRIMARY KEY,
  name VARCHAR(255),
  description TEXT,
  bpmn_xml TEXT,  -- BPMN process definition
  version INT,
  is_active BOOLEAN,
  created_at TIMESTAMP
);

-- Workflow instance'ları (çalışan süreçler)
CREATE TABLE workflow_instances (
  id UUID PRIMARY KEY,
  workflow_id UUID REFERENCES workflows(id),
  initiator_user_id INT,
  status VARCHAR(50),  -- 'running', 'completed', 'canceled'
  current_step VARCHAR(100),
  data JSONB,  -- Form data, variables
  created_at TIMESTAMP,
  completed_at TIMESTAMP
);

-- Görevler
CREATE TABLE tasks (
  id UUID PRIMARY KEY,
  instance_id UUID REFERENCES workflow_instances(id),
  task_name VARCHAR(255),
  assigned_to INT,  -- User ID
  status VARCHAR(50),  -- 'pending', 'completed', 'skipped'
  due_date TIMESTAMP,
  completed_at TIMESTAMP
);

-- Onay geçmişi (audit trail)
CREATE TABLE approval_history (
  id UUID PRIMARY KEY,
  instance_id UUID,
  task_id UUID,
  user_id INT,
  action VARCHAR(50),  -- 'approved', 'rejected', 'delegated'
  comment TEXT,
  timestamp TIMESTAMP
);

---

Departman Bazlı Kullanım Senaryoları

İnsan Kaynakları

1. İşe Alım Süreci:

[Pozisyon İhtiyacı]
  → [Yönetici Onayı]
  → [Bütçe Onayı]
  → [İlan Yayınlama]
  → [CV Toplama]
  → [Ön Eleme]
  → [Mülakat Planlama]
  → [Mülakat]
  → [Karar]
  → [Teklif Hazırlama]
  → [Teklif Onayı]
  → [Teklif Gönderme]
  → [Onboarding Başlatma]

Otomasyonlar:

• İlan sitelere otomatik yayınlama (LinkedIn, Kariyer.net)
• CV’leri parse edip database’e aktarma
• Mülakat davetiye mail’leri (takvim entegre)
• Reference check reminder’ları
• Onboarding checklist (ilk gün ekipman, erişimler, etc.)

2. Performans Değerlendirme:

[Değerlendirme Dönemi Başla]
  → [Çalışanlara Self-Assessment Form]
  → [Yöneticilere Review Form]
  → [360 Derece Feedback (opsiyonel)]
  → [Kalibasyon Toplantısı]
  → [Sonuçların Paylaşılması]
  → [Gelişim Planı Oluşturma]
  → [Follow-up Meetings]

---

Satın Alma

Satın Alma Talebi Süreci:

[Talep Oluştur]
  → [Bütçe Kontrolü (Otomatik)]
       ├─ Bütçe Var → [Devam]
       └─ Bütçe Yok → [Ret + Bildirim]
  → [Onay Zinciri (Tutara Göre)]
       ├─ <$500: Otomatik Onay
       ├─ $500-$5000: Departman Müdürü
       └─ >$5000: Müdür + CFO
  → [Tedarikçi Seçimi]
  → [Teklif Toplama (3 teklif kuralı)]
  → [Karşılaştırma]
  → [Sözleşme Hazırlama]
  → [Hukuk İncelemesi (>$10K için)]
  → [İmza]
  → [Sipariş]
  → [Teslimat Takip]
  → [Fatura Onayı]
  → [Ödeme]

Otomasyonlar:

• Tedarikçilere otomatik RFQ (Request for Quote) gönderme
• Teklif karşılaştırma tablosu otomatik oluşturma
• Sözleşme template’den otomatik doldurma
• Teslimat tracking (cargo API entegre)
• 3-way match (PO, receipt, invoice eşleştirme)

---

Finans/Muhasebe

Harcama Onay Süreci:

[Harcama Raporu Gir]
  → [Makbuz/Fatura Upload]
  → [OCR ile Veri Çekme]  -- AI
  → [Kategori Eşleştirme]
  → [Politika Kontrolü]
       ├─ Limit aşımı? → [Açıklama İste]
       ├─ Makbuz eksik? → [Red]
       └─ OK → [Devam]
  → [Yönetici Onayı]
  → [Finans Onayı]
  → [Ödeme Emri]
  → [Muhasebe Kaydı]

AI/Otomasyon:

• OCR (Optical Character Recognition): Fotoğraftan tutar, tarih, kategori çekme
• Makine öğrenmesi ile kategori tahmini
• Fraud detection (şüpheli harcamalar)
• Otomatik muhasebe entry (ERP entegre)

Fatura Onay:

# Örnek: 3-Way Match Kontrolü
def three_way_match(po, receipt, invoice):
    """
    Purchase Order, Goods Receipt, Invoice eşleşmesi
    """
    if po.po_number != invoice.po_number:
        return False, "PO numarası eşleşmiyor"

    if abs(po.amount - invoice.amount) > 0.01:
        return False, "Tutar farkı var"

    if receipt.quantity != invoice.quantity:
        return False, "Miktar eşleşmiyor"

    if receipt.date > invoice.date:
        return False, "Teslimat öncesi fatura?"

    return True, "Match OK, ödeme için hazır"

---

IT/Teknik

Değişiklik Yönetimi (Change Management):

[Change Request Oluştur]
  → [Impact Analysis]
       - Hangi sistemler etkilenir?
       - Kaç kullanıcı etkilenir?
       - Downtime olacak mı?
  → [Risk Skoru Hesaplama]
       ├─ Düşük Risk: [Otomatik Onay]
       ├─ Orta Risk: [IT Manager Onayı]
       └─ Yüksek Risk: [CAB Meeting]  -- Change Advisory Board
  → [Implementation Planı]
  → [Test Ortamında Uygulama]
  → [Rollback Planı Hazırla]
  → [Production'a Alma Onayı]
  → [Scheduled Change]
  → [Implementation]
  → [Post-Change Review]

Otomasyonlar:

• Slack/Teams entegre bildirimler
• JIRA/ServiceNow entegre ticket yönetimi
• Automated testing trigger
• Deployment automation (CI/CD entegre)

---

İmplementasyon Süreci

Adım 1: Mevcut Durum Analizi (1-2 Hafta)

As-Is Process Mapping:

• Mevcut süreçleri gözlemleme
• Stakeholder interviews
• Pain points tespit
• Darboğazlar ve inefficiencies

Araçlar:

• Process mining tools (gerçek data’dan süreç çıkarma)
• Workshops
• Shadowing (süreçleri yerinde izleme)

Çıktı:

• As-is BPMN diyagramları
• Pain points listesi
• Metrikleri (ortalama süre, maliyet, hata oranı)

---

Adım 2: To-Be Süreç Tasarımı (2-3 Hafta)

Hedef Süreçler:

• Inefficiency’leri elemek
• Otomasyon fırsatları
• Kurallar ve SLA tanımlamak

Tasarım Prensipleri:

• Basitlik: En az adımla hedef
• Automation-first: Otomasyon yapılabilir mi?
• Exception handling: Hata durumları nasıl handle?
• Flexibility: Değişime uyum

Çıktı:

• To-be BPMN modelleri
• Business rules dokümanı
• SLA tanımları
• ROI projeksiyonu

---

Adım 3: Platform Seçimi (1 Hafta)

Değerlendirme Kriterleri:

Kriter                  Ağırlık   Power Automate   Zapier   Custom
----------------------------------------------------------------
Mevcut sistem entegre   25%       9/10             7/10     10/10
Maliyet                 20%       7/10             8/10     6/10
Kullanım kolaylığı      15%       8/10             9/10     5/10
Ölçeklenebilirlik       15%       7/10             6/10     10/10
Özelleştirme            10%       6/10             5/10     10/10
Güvenlik/Compliance     10%       9/10             7/10     10/10
Destek                  5%        8/10             7/10     8/10
----------------------------------------------------------------
Weighted Score                    7.75             7.15     8.35

---

Adım 4: Geliştirme ve Konfigürasyon (4-8 Hafta)

Sprint Bazlı Yaklaşım:

Sprint 1-2: Temel Altyapı

• Platform kurulumu
• Kullanıcı yönetimi, roller
• Temel formlar
• Basit bir workflow pilot

Sprint 3-4: Core Workflows

• İzin talebi
• Satın alma talebi
• Harcama onayı
• Entegrasyonlar (mail, takvim)

Sprint 5-6: Advanced Features

• Kompleks onay zincirleri
• Conditional logic
• Raporlama
• Dashboard

Sprint 7-8: Polish & Testing

• UAT (User Acceptance Testing)
• Performance testing
• Bug fixes
• Documentation

---

Adım 5: Eğitim ve Rollout (2-3 Hafta)

Eğitim Stratejisi:

1. Admin Eğitimi:

• Workflow tasarlama
• Kullanıcı yönetimi
• Sorun giderme

2. Süper Kullanıcı Eğitimi:

• Departman başına 1-2 kişi
• Derinlemesine eğitim
• Diğer çalışanlara destek verme

3. End-User Eğitimi:

• Basit kullanım rehberi
• Video tutorials
• Quick reference guide

Rollout Stratejisi:

Pilot (1-2 departman):

Hafta 1-2: IT departmanı pilot (teknik, feedback hızlı)
Hafta 3-4: İK departmanı (en çok workflow olan)
Feedback toplama, iyileştirmeler

Phased Rollout:

Hafta 5: Finans
Hafta 6: Satın Alma
Hafta 7: Diğer departmanlar
Hafta 8-9: Şirket geneli

---

Adım 6: Monitoring ve Optimizasyon (Devam Ediyor)

KPI Takibi:

Workflow Adı: İzin Talebi
------------------------
Öncesi (Manuel):
- Ortalama tamamlanma: 3.2 gün
- Hata oranı: %8
- Çalışan memnuniyeti: 6.5/10

Sonrası (Otomasyon):
- Ortalama tamamlanma: 0.8 gün (%75 iyileşme)
- Hata oranı: %2 (%75 azalma)
- Çalışan memnuniyeti: 8.7/10 (+34%)

ROI: Yıllık 120 saat zaman tasarrufu × $25/saat = $3,000

Sürekli İyileştirme:

• Aylık review meetings
• Kullanıcı feedback toplama
• Bottleneck’leri tespit ve çözme
• Yeni otomasyon fırsatları

---

Fiyatlandırma

1. SaaS Platform Tabanlı (Low-Code)

Power Automate:

- Per User: $15/kullanıcı/ay
- Per Flow (unlimited): $100/flow/ay
- Premium connectors: +$40/kullanıcı/ay

Örnek: 50 kullanıcı, 10 flow
= 50 × $15 + $1,000 = $1,750/ay

İmplementasyon Desteği: $3,000-8,000 (tek seferlik)

Zapier:

- Starter: $20/ay (750 task)
- Professional: $50/ay (2,000 task)
- Team: $300/ay (50,000 task)

Örnek: Orta şirket
= $300/ay

İmplementasyon: $2,000-5,000

---

2. Custom Workflow Sistemi Geliştirme

Küçük Ölçek (5-10 farklı workflow):

Geliştirme:
- Analysis & Design: 2 hafta × $4,000 = $8,000
- Development: 6 hafta × $5,000 = $30,000
- Testing & Deployment: 1 hafta × $4,000 = $4,000
- Training: $2,000

Total: $44,000 (tek seferlik)

Hosting & Maintenance: $500-800/ay

Orta Ölçek (15-25 workflow, 100+ kullanıcı):

Geliştirme: $70,000-100,000
Hosting & Maintenance: $1,200-1,500/ay

Enterprise (50+ workflow, kompleks entegrasyonlar):

Geliştirme: $150,000-250,000
Hosting & Maintenance: $2,500-4,000/ay

---

3. Danışmanlık ve İmplementasyon

Sadece Danışmanlık:

- Process Analysis Workshop: $2,000 (2 gün)
- Process Redesign: $4,000-6,000
- Platform Selection: $1,500
- ROI Analysis: $1,000

Turnkey Implementation (Platform + İmplementasyon):

- Assessment: $3,000
- Platform lisans (yıllık): $5,000-20,000
- Configuration & Development: $15,000-40,000
- Training: $3,000-5,000
- 3 aylık post-launch support: $5,000

Total Yıl 1: $31,000-73,000
Yıl 2+: Sadece lisans + support

---

Başarı Hikayeleri

Vaka 1: Perakende Şirketi - İzin ve Harcama Otomasyonu

Durum:

• Şirket: Perakende zinciri, 350 çalışan, 28 mağaza
• Sorun: Manuel izin talepleri, harcama raporları kaos

Öncesi:

• İzin talebi kağıt form, mağaza müdürü imza, merkeze faks/mail
• Ortalama onay süresi: 4-6 gün
• Kayıp formlar, çakışan izinler
• Harcama raporları Excel, elle giriliyor
• Onay süresi: 7-10 gün
• Hata oranı: %12

Çözüm:

Platform: Power Automate (Office 365 zaten kullanıyorlardı)

İmplementation:

1. İzin Talebi Workflow:

[Çalışan mobil app'den talep]
  → [Otomatik mağaza müdürüne bildirim]
  → [Müdür onayı (1 tık)]
  → [Merkez İK'ya bildirim]
  → [Vardiya çakışma kontrolü (otomatik)]
       ├─ Çakışma var → [Uyarı + alternatif öner]
       └─ OK → [Onay]
  → [Takvime ekleme (Outlook entegre)]
  → [Çalışana push notification]

2. Harcama Raporu Workflow:

[Çalışan fotoğrafla fişi çeker]
  → [AI OCR: Tutar, tarih, kategori çıkarıyor]
  → [Form otomatik doluyor]
  → [Politika kontrolü]
       - Günlük limit: $50
       - Alkol: İzin yok
       - Kategori check
  → [Mağaza müdürü onayı]
  → [>$200 ise bölge müdürü onayı]
  → [Finans onayı]
  → [Ödeme (muhasebe sistemine entegre)]

Sonuçlar (6 ay sonra):

Metrik                  Öncesi    Sonrası    İyileşme
--------------------------------------------------------
İzin onay süresi        4-6 gün   4-8 saat   %92 azalma
Harcama onay süresi     7-10 gün  1-2 gün    %80 azalma
Form kaybolma           %8        %0         %100 azalma
Veri girişi hatası      %12       %2         %83 azalma
İK zaman tasarrufu      -         180 saat/ay  -
Finans zaman tasarrufu  -         120 saat/ay  -
Çalışan memnuniyeti     5.8/10    8.4/10     +45%

ROI:

Yatırım:
- Power Automate lisans: 350 × $15 × 12 = $63,000/yıl
- Implementation: $12,000
- Eğitim: $3,000
Total Yıl 1: $78,000

Kazanç:
- Zaman tasarrufu: 300 saat/ay × $22/saat × 12 = $79,200
- Hata azalması (re-work, fraud): ~$15,000
- Kağıt, print, faks maliyeti: $8,000
Total: $102,200

ROI: 31% ilk yıl
Yıl 2+: $102K kazanç - $63K lisans = $39K net/yıl

---

Vaka 2: Yazılım Şirketi - Satın Alma ve Onay Otomasyonu

Durum:

• Şirket: SaaS şirketi, 85 kişi
• Sorun: Hızlı büyüme, satın alma kaos, bütçe aşımları

Öncesi:

• Herkes istediği tool’u alıyordu (Slack mesaj ile “aldım” :))
• Aynı SaaS’ın 5 farklı subscription’ı (duplicate)
• Bütçe kontrolü yok
• Yıllık waste: ~$45,000 (kullanılmayan lisanslar, duplicate)

Çözüm:

Platform: Custom development (n8n + React)

Özellikler:

1. Tool Request Workflow:

[Çalışan talep: "Figma Pro istiyorum"]
  → [Sistem kontrol: Şirkette Figma var mı?]
       ├─ Var → [Mevcut lisansa kullanıcı ekle - $0]
       └─ Yok → [Devam]
  → [Bütçe kontrolü: Departman bütçesi yeterli mi?]
  → [Yönetici onayı]
  → [IT onayı (güvenlik, compliance)]
  → [Satın alma]
  → [Otomatik kullanıcı ekleme (API)]
  → [Lisans inventory'ye kayıt]

2. Quarterly License Review:

Her 3 ayda:
  → [Kullanım analizi (30 gün giriş yok = unused)]
  → [Unused lisans raporu]
  → [Yöneticilere: "Bu kullanıcılar lisansı kullanmıyor, iptal?"]
  → [Onay]
  → [Iptal veya downgrade]

3. Renewal Management:

60 gün öncesinde:
  → [Yenileme bildirimi (yönetici)]
  → [Kullanım analizi + ROI]
       - Kullanıcı sayısı trend
       - Cost per active user
       - Alternatif araçlar?
  → [Yenileme kararı]
       ├─ Renew
       ├─ Downgrade
       └─ Cancel

Sonuçlar (1 yıl):

- Duplicate subscription'lar temizlendi: $18,000 tasarruf
- Unused license iptal: $22,000 tasarruf
- Renewal negotiate (downgrade/cancel): $12,000
- Toplam tasarruf: $52,000/yıl

Yatırım:
- Development: $25,000
- Maintenance: $3,600/yıl

ROI: 108% ilk yıl, sonrası $48K+ net tasarruf/yıl

Bonus Kazançlar:

• IT güvenlik riski azaldı (approval flow ile risky tools engellendi)
• Compliance iyileşti (tüm tools inventory’de)
• Onboarding hızlandı (yeni çalışana gerekli tools otomatik)

---

Sık Sorulan Sorular

Genel

S: Workflow otomasyonu ile RPA (Robotic Process Automation) arasındaki fark nedir?

C:

• Workflow Otomasyon: İnsan odaklı süreçler, onaylar, bildirimler. İnsan karar verir, sistem yönlendirir.
• RPA: Robot yazılım manuel görevleri taklit eder (ekranda tıklama, veri girişi). İnsan müdahalesi minimal.

Örnek:

• Workflow: İzin talebi onay süreci (insan onayı gerekli)
• RPA: Her sabah 100 faturayı PDF’den çekip Excel’e girmek (full otomatik)

İkisi complement eder, birlikte kullanılabilir.

S: Mevcut sistemlerimizle entegre olur mu?

C: Evet, modern workflow platformları yüzlerce entegrasyon destekler:

• Email: Gmail, Outlook, SMTP
• Takvim: Google Calendar, Outlook Calendar
• Communication: Slack, Teams, WhatsApp
• Storage: Google Drive, Dropbox, SharePoint
• ERP: SAP, Oracle, custom API
• CRM: Salesforce, HubSpot
• Database: MySQL, PostgreSQL, SQL Server

Custom development ile herhangi bir sistem entegre edilebilir (REST API, SOAP, webhook).

S: Kullanıcı eğitimi zor mu?

C: Modern platformlar çok kullanıcı dostu:

• End-user: Çok basit. Form doldurmak, onay butonu tıklamak. 15-30 dk eğitim yeter.
• Admin/Designer: Biraz daha kompleks ama low-code platformlar drag-and-drop. 1-2 günlük eğitim.

Video tutorials, dokümantasyon ve destek ile kullanıcılar hızla adapte oluyor.

---

Teknik

S: Güvenlik nasıl sağlanıyor?

C: Multiple katmanlarda:

• Authentication: SSO (SAML, OAuth), MFA
• Authorization: Role-based access control (RBAC)
• Data encryption: Transit ve rest’te şifreleme
• Audit trail: Her aksiyonun kaydı (kim, ne zaman, ne yaptı)
• Compliance: GDPR, KVKK, SOC 2 uyumlu platformlar

S: Mobil erişim var mı?

C: Evet, çoğu platform mobil app sunar veya responsive web:

• iOS/Android native app
• Push notifications
• Offline capability (bazılarında)

Özellikle onay süreçlerinde mobil kritik (yöneticiler heryerden onaylayabilmeli).

S: Raporlama özellikleri neler?

C: Comprehensive raporlama:

• Process metrics: Tamamlanma süresi, bottleneck’ler, SLA compliance
• User metrics: Kimin kaç onayı var, ortalama yanıt süresi
• Business metrics: Onay oranı, ret sebepleri, trend analizi
• Custom reports: Dashboard’lar, export (Excel, PDF)

---

İmplementasyon

S: Ne kadar sürer?

C: Projeye göre:

• Basit (1-3 workflow, low-code): 2-4 hafta
• Orta (5-10 workflow, entegrasyonlar): 6-10 hafta
• Kompleks (20+ workflow, custom dev): 3-6 ay

Phased yaklaşım önerilir: Pilot ile başla, hızlı value deliver et, sonra expand et.

S: Mevcut süreçlerimizi değiştirmemiz gerekir mi?

C: İki yaklaşım:

1. As-is otomasyon: Mevcut süreci olduğu gibi otomatikleştir (hızlı, düşük risk)
2. Process reengineering: Süreçleri iyileştir, sonra otomatikleştir (daha fazla ROI, daha uzun süre)

Önerimiz: Pilot’ta as-is, sonra iyileştirme.

S: Değişime direnç olursa?

C: Change management kritik:

• Early involvement: Stakeholder’ları baştan dahil et
• Show value: Pilot’tan quick wins, somut fayda göster
• Training: İyi eğitim, destek
• Champions: Departman başına süper kullanıcılar, iç savunucular
• Communication: Sürekli iletişim, feedback dinle

Deneyimlerimizden: İlk direniş normal, ama faydaları görünce adoption hızlanıyor.

---

Maliyet ve ROI

S: ROI ne kadar sürede?

C: Tipik ROI süresi:

• Low-code SaaS: 6-12 ay
• Custom development: 12-18 ay

Faktörler:

• Kaç süreç otomatize ediliyor?
• Ne kadar zaman tasarrufu?
• Error azalması ne kadar değer?
• License maliyeti vs custom development

Örnek hesaplama:

50 kişilik şirket, 5 core workflow:
Zaman tasarrufu: 100 saat/ay × $25/saat = $2,500/ay = $30,000/yıl
Maliyet: Power Automate $9,000/yıl + implementation $8,000 = $17,000 Yıl 1

ROI: ($30K - $9K) / $17K = 124% (7 ayda geri ödeme)

S: Hidden cost’lar var mı?

C: Potansiyel extra maliyetler:

• Premium connectors: Bazı entegrasyonlar extra ücretli
• Training: Kullanıcı eğitimi (genellikle dahil ama zaman)
• Maintenance: Custom development için devam eden bakım
• Change management: Adoption için effort

Şeffaf teklif için bu unsurlar baştan tartışılmalı.

---

Hemen Başlayın

Adım 1: Ücretsiz Process Assessment

30 dakikalık görüşme:

• Hangi süreçleriniz en “acı veriyor”?
• Mevcut toolları neler? (entegrasyon potansiyeli)
• Kaç kullanıcı?
• Bütçe çerçevesi?

Çıktı:

• Quick wins listesi (hemen otomatize edilebilir)
• ROI tahmini
• Önerilen yaklaşım (SaaS vs custom)

Adım 2: Pilot Proje

Öneri: Bir süreçle başlayın

• En çok kullanılan veya en acı veren
• 4-6 hafta implementation
• Quick win, fayda somut görünsün
• Feedback toplayın

Örnek Pilot:

• İzin talebi workflow
• Veya satın alma onayı
• Veya harcama raporu

Adım 3: Scale

Pilot başarılıysa:

• Diğer süreçleri ekle
• Daha fazla departman
• Advanced features (raporlama, AI)

---

İlgili Çözümler:

• RPA Otomasyon
• Dijital Pazarlama Otomasyon
• Müşteri Hizmetleri Otomasyon
• Sistem Entegrasyonu

Popüler Aramalar: workflow otomasyon, iş akışı yönetimi, BPM, süreç otomasyonu, onay sistemi, form otomasyonu, power automate, zapier, işletme süreçleri